Seminarplattform BBW Galabau

Ausgangslage

Das Berufsbildungswerk der Garten-, Landschafts- und Wasserbauer Sachsen bietet permanent mehr als 30 verschiedene Aus- und Weiterbildungskurse an. Vor der Einführung der neuen Plattform waren die Prozesse rund um Angebote, Anmeldungen, Fördermittelbeantragung sowie das Ausstellen von Zertifikaten und Bescheinigungen extrem aufwendig: eine große Menge an Word- und Excel-Vorlagen, viele manuelle Einzelschritte und Kommunikation vorrangig per E-Mail.

Herausforderung

Die Vielzahl an Einzelprozessen und bürokratischen Sonderfällen machte eine sorgfältige Konzeptphase unerlässlich. Gemeinsam mit dem Auftraggeber erarbeiteten wir ein umfassendes Konzept – und kamen zum Schluss, dass die Umsetzung nur als agiles Projekt gelingen konnte. So konnten Anforderungen iterativ präzisiert und umgesetzt werden.

Lösung

Die Plattform ist heute die zentrale Anlaufstelle – sowohl für die Verwaltung als auch für alle Interessenten und Teilnehmer. Sie umfasst:

• Kursverwaltung mit REST-API: Alle Kurse, Termine und Inhalte werden zentral gepflegt und per API an die Website ausgespielt.
• Individuelle Anmeldeformulare: Pro Kurs konfigurierbare Pflicht- und optionale Felder – die Daten landen direkt im System, ohne manuelle Prüfung und Übernahme.
• Teilnehmer-Accounts & Warteliste: Einmal registriert, erfolgt die Anmeldung zu weiteren Kursen direkt über den bestehenden Account – ohne doppelte Dateneingabe.
• Rechnungsstellung via Billomat: Alle Rechnungen werden direkt aus der Plattform erzeugt und automatisch an die Buchhaltungssoftware übergeben.
• Dokumenten-Vorlagen: Förderanträge, Teilnehmerlisten, Anwesenheitslisten und Bescheinigungen werden automatisch aus Vorlagen mit Teilnehmerdaten befüllt – ein Arbeitsschritt, der der Verwaltung enorm viel Zeit spart.

Technologie

Aufgrund der individuellen Anforderungen haben wir Symfony als technische Basis gewählt. Die Plattform ist seit 2025 im Livebetrieb und wird seitdem kontinuierlich weiterentwickelt.